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ご利用の流れと申込手続き

(1) お申込みの受付開始期間

お申込みは下記の期間に受け付けます。

使用区分 使用許可申請受付開始日
メインホール及び会議室を同時に全部使用する場合、
その他国際会議や大規模催事など指定管理者が特別に認めるもの
随時
メインホールを利用区分3区分以上連続して使用する場合 利用日又は利用開始日の18月前の月の初日
メインホールを利用区分2区分以下で使用する場合/
会議室の全部を同時に使用する場合
利用日又は利用開始日の12月前の月の初日
会議室 201A、201B、201C または会議室 205A、205B、205C の全部を同時に使用する場合/
メインホールを平土間形式(半面)で使用する場合/メインスタジオを使用する場合
利用日又は利用開始日の6月前の月の初日
会議室、音楽スタジオ A、B を使用する場合 利用日又は利用開始日の3月前の月の初日

※上記施設と同時に他の施設も申請することができます。(例:メインホールを使用する場合、会議室及びメインスタジオ(音楽スタジオ A、Bを除く)の使用も同時に申請することができます。)

(2) 開館日及び開館時間

開館日:1月4日から12月28日まで
開館時間:9時から22時まで
受付時間:9時から17時まで

※第2週及び第4週の火曜日は休館とします。
※年末年始(12月29日から翌年の1月3日)は休館とします。
※その他、施設の点検・修理等のため、休館とする場合がございます。

(3) 使用時間

使用区分 時間
全日(3区分) 9:00〜22:00
2区分 9:00〜17:00または13:00〜22:00
午 前 9:00〜12:00
午 後 13:00〜17:00
夜 間 18:00〜22:00

※開館時間外に時間を延長してご使用される場合は、1時間毎に別途延長料金が発生します。開館時間内で使用区分の前もしくは後の1時間を延長することも可能ですが、 1時間を超える延長は1区分の借り上げとなります(区分をまたぐ延長は出来ません)。空き状況など必ず事前に確認の上、使用についてご相談ください。
※会議室 206、207 は時間単位での貸し出しとなります。
※使用時間には、準備・撤去の時間も含みます。

(4) お申込み方法

1.お問い合わせ
電話、電子メール等で日時・人数・主催者・催事名称・内容及びご担当者様・ご連絡先をお知らせください。

2.使用申込
使用が可能な場合、使用照会のあった日から3日以内(休館日除く)に、当施設より「使用許可申請書」を郵送、FAX又はメールで送付いたしますので、原則として7日以内にお申込みください。この間、当施設にて施設の仮押さえをいたしますが、使用を保証するものではございません。また、7日以内に使用許可申請書の提出が行われない場合、当施設より通知・確認を要することなく施設の仮押さえを自動的に取り消す場合がございます。

(5) 使用許可

「使用許可申請書」を当施設が受領(仮予約の成立)した日から7日以内(休館日除く)に請求書を発行させていただきます。請求書発送日から 14 日以内にご入金ください。入金確認後に「使用許可書」をお送りいたします。指定管理者が「使用許可書」を発行した時点で施設の予約が確定したことになります。「使用許可書」は催事が終わるまで大切に保管ください。

(6) お申込み内容の変更

予約確定後、申込み内容に変更が生じた場合は、速やかにご連絡ください。改めて「山口市産業交流拠点施設利用(変更)申請書」を提出していただきます。なお、使用日の変更は、原則として当該使用日の中止とみなします。

(7) お申込みの取り消し

予約確定後、使用者の都合により申込みを中止される場合は、所定の「使用中止届」をご提出ください。また、納入済みの使用料金は、後述の「4.キャンセル規定」のとおり取り扱います。

(8) 照会・お申込み先

KDDI 維新ホール(山口市産業交流拠点施設)運営準備室
(指定管理者:株式会社コンベンションリンケージ)
〒754-0041 山口市小郡令和1-1-1
TEL:083-902-6727
FAX:083-902-6728
MAIL:yoyaku-yamaguchi@c-linkage.co.jp

使用の制限及び使用許可の取消し等

下記の事項に該当する場合は、施設使用をお断りもしくは使用許可の取消し、使用の制限または使用の停止をさせていただきます。

(1) 使用の制限

使用にあたり、次の各項のいずれかに該当すると当施設が認めるときは、使用の許可をしません。

【不許可事由】

1. 公序良俗に反する行為、またはその恐れのある行為
2. 集団的または常習的に暴力的不法行為、反社会的行為等を行う恐れがある組織の利益になると認められる行為
3. 本施設の他の利用者に迷惑を及ぼす恐れがある行為
4. 法令に違反する行為、またはその恐れのある行為
5. 他者のプライバシー、財産権、著作権、その他の権利を侵害する行為、またはその恐れのある行為
6. 他者への誹謗中傷や不利益を与える行為、またはその恐れのある行為
7. 施設や設備を損傷させる行為、またはその恐れのある行為
8. 当施設の音量、重量上限を超える恐れのある行為
9. 施設の定員を超える利用をしようとするとき
10. 火気等の使用において火災・爆発等の危険を生じる恐れがある行為
11. 音・振動・臭気の発生等により周囲に迷惑を及ぼす、またはその恐れがある行為
12. 当施設において、当施設の許可なく周 知・広告物、その他これらに類するものを貼り付けて使用しようとするとき
13. 当施設が支障がないと特に認めた場合を除き、危険な物品を携帯し、又は動物(身体障害者が同伴する身体障害者補助犬法(平成14年法律第49号)第2条第1項に規定する身体障害者補助犬を除く。)を伴って使用しようとするとき
14. 青少年の健全な育成を阻害するおそれがあると認められるとき
15. 葬儀、告別式その他これらに類する行事に使用しようとするとき
16. 「使用許可申込書」などに虚偽事項が判明したとき
17. お申込後、当初の利用目的・内容と著しく異なっていることが判明したとき
18. その他、当施設が施設の管理・運営上不適当と認めたとき

(2) 使用許可の取消し等

使用にあたり、次の各項のいずれかに該当すると当施設が認めるときは、使用の許可を取り消し、又は施設等の使用を制限し、若しくは停止することがあります。また、 4. 及び 5.以外の事由により当施設の損害が発生した場合、その全額を使用者(申込者)に負担していただきます。

【許可の取消し又は使用の制限、若しくは停止事由】

1. 前項の不許可事由に該当することが判明したとき。
2. 秩序を乱し、他人の迷惑となる行為をしたとき。
3. 偽りその他不正な行為により使用の許可を受けたとき。
4. 災害その他の事故により使用できなくなったとき。
5. 工事その他市の事業の執行上やむを得ない理由により使用できなくなったとき。
6. 条例又はこれに基づく規則の規定に違反したとき。
7. その他前各項に準ずると認められるとき。

使用権の譲渡・転貸の禁止

使用権利の譲渡または転貸はできません。

キャンセル規定

使用者の都合により、すでに許可された申込みを中止される場合の納入済みの利用料金は、下記のとおり取り扱います。

使用中止を届け出た日 返還する額
使用許可日から14日以内かつ使用日の3月前まで 利用料金の全額
使用許可日から15日以後かつ 使用日の3月前まで 非営利利用 利用料金の50%(10円未満の端数、切り捨て)
営利利用 利用料金の30%(10円未満の端数、切り捨て)
使用日の3月前の翌日以降 なし

※ 返還する額から振込み手数料を差し引いた金額を返金いたします。返還する額には利息は付しません。

使用打ち合わせと使用計画書

(1) 使用 打ち合わせ

使用開始日の原則1ヶ月前までに当施設担当者と下記事項について打ち合わせをお願いいたします。
1. 施設使用の内容、使用スケジュール
2. 催事の運営体制、会場レイアウト
3. 催事の設備・備品の使用、通信回線使用、電設工事等の有無
4. 外部からの備品・機器の持込み、搬入計画
5. 飲食の有無

(2) 使用計画書の提出

下記に該当する場合、使用計画書(書式自由)をご提出ください。
1. 音響、照明、映像機材及び看板等を外部から持ち込む場合
2. 展示会・音楽・芸能等の興行、物販をともなう使用の場合
3. その他、当施設が提出の必要を認める場合

(3) 各種手配・支援 サービス

当施設の使用に関わる各種手配・支援サービスは、当施設で手配することも可能です。当施設担当者までご相談ください。

(4) 関係機関への届け出等

催事を実施される場合、関係官庁への届出等が必要となる場合がございます。お客様の責任において所定の届出等を行ってください。許可された諸書類の写しを使用開始日の10日前までに当施設へご提出ください。

申請内容 関係機関 所在地 TEL
催物開催届・禁止行為解除申請等 山口市南消防署 山口市小郡前田町1番16号 083-974-0119
催物開催届 山口南警察署 山口市小郡下郷3848-1 083-972-0110
飲食を行う場合 山口健康福祉センター 山口市吉敷下東三丁目 1-1 083-934-2535
酒類販売許可申請 山口税務署 山口市中河原町 6-16 083-922-1340
音楽著作権使用の場合 日本音楽著作権協会
(JASRAC)中国支部
広島市中区胡町 4-21
朝日生命広島胡町ビル11F
082-249-6362

※詳細は運営準備室または届出先までお問い合わせください。

使用者の管理責任

(1)施設の使用期間中(準備・撤去を含む)の催事に関する管理責任は、関係業者、来場者の行為によるものであっても、すべて使用者に責任を負っていただきます。事故防止には万全を期してください。

(2)入場整理・会場警備要員の配置等、電停等からの誘導、避難誘導体制については、使用者の責任において、警備会社へ委託するなど、場内整理及び盗難、火災等の防止に努めてください。なお、要員は、当施設で手配することも可能です。

(3)施設内で発生したゴミについては、お持ち帰りください。やむを得ず当施設にて処理を行う場合は、別途処理代行料金を申し受けます。

(4)著しく施設を汚損した場合は、別途清掃料をいただく事がございます。

(5)貸出備品は使用後、すみやかに返却してください。

(6)施設、設備、備品等を破損または紛失した場合は、すみやかに当施設までご連絡ください。この場合、使用者の責任において原状回復するか、その損害を賠償していただきます。

(7)会場内に使用者が持ち込まれた備品、物品については、使用者に保管の責任を負っていただきます。

(8)宅配便等荷物の受理は、当施設では原則として行いません。使用者が責任をもって受けとってください。
ただし、催事使用物の事前納品は、当施設に事前連絡を頂き、承認した場合に限りご使用前日のみ受付いたします。
ただし、納品物の管理はいたしませんので予めご了承ください。納品物には、催事日・催事名・使用会場を必ず明記してください。
また、会場の使用状況により事前納品を受付できない場合がございます。

(9)ご使用時間の確認のため、入退室の前後に必ず運営事務室までお立ち寄りください。

免責および損害賠償

(1)施設使用に伴う人身事故及び物品の盗品・破損については、原則として当施設では一切の責任を負いません。
また、天災地変、交通機関のストライキ等の不可抗力によって催物を実施できなくなった場合の損害についても、当施設ではその責任を負いません。

(2)当施設の責に帰すべき事由により、使用者が損害を被り、使用者が当施設に対し、その損害の賠償を請求した場合は、当施設は受領する「利用料金」の範囲内において賠償するものといたします。
ただし、使用者の損害の内、機会損失等の逸失利益に関しましては、当施設はその損害の責を負いません。

(3)本利用案内および当施設のご使用については、日本国において有効な法令を準拠法とし、当施設のご使用に関する訴訟等については、山口地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所といたします。

(4)本利用案内、利用料金は、今後改定することがございます。

(5)その他、本利用案内に違反して当施設が損害を被った場合には、その損害について賠償請求いたします。

使用上の注意事項

(1) 共用部分の使用

ホワイエの無料での利用に関しては、原則として会場前の受付及びそれに準ずる内容の使用に限定します。原則以外の使用については、当施設にご相談ください。

(2) 周辺地域への配慮

当施設は、複合施設となります。不特定多数の来場者が見込まれるときなどは、居住者や商業者とトラブルとならないよう、交通誘導員の配置など、周辺地域等への配慮を忘れずに運営を行ってください。

(3) 搬入・搬出

1. 機器・備品のお持込みにおける搬入・搬出にあたっては、事前に経路や車両台数などについて、当施設担当者と打ち合わせをお願いいたします。
2. 搬入・搬出にあたっては、当施設担当者と打合わせの上、必要な養生を行ってください。所定箇所の養生が認められない場合は、作業を中止していただくことがございます。
3. 搬入・搬出用車両は荷積み・荷降し作業が終了後、催事の状況によっては、長時間駐車はできませんので、当施設担当者と打ち合わせをお願いいたします。
4. 台車には限りがございます。不足する場合は、お客様でご用意ください。

(4) 遵守事項

下記の事項については、遵守いただきますようお願いいたします。
1. 定員を超えて入場させないこと。
2. 使用許可された以外の施設等を使用しないこと。
3. 壁、柱、扉等に張り紙をし、又はくぎ類を打ち込まないこと。
4. 許可を受けずに他人に危害を及ぼし、若しくは迷惑となる物品又は動物類(身体障がい者補助犬を除く。)を持ち込まないこと。
5. 許可を受けずに物品の販売、展示又は飲食物等の提供をしないこと。
6. 許可を受けずに寄附募集その他これに類する行為をしないこと。
7. 許可を受けずに備付けの備品を移動させないこと。
8. 所定の場所以外で飲食し、喫煙し、又は火気を使用しないこと。
9. 騒音又は大声を発すること、暴力を用いること等他人に迷惑を及ぼす行為をしないこと。
10. そのほか当施設の指示した事項を遵守すること。

※ その他、会場のご使用にあたり、ご不明な点などございましたら、当施設担当者にご相談ください。

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